Coraz większa ilość przedsiębiorców decyduje się na to, aby ich dokumenty były archiwizowane w sposób elektroniczny. Jest to zrozumiałe, ze względu na to, że takie rozwiązanie niesie ze sobą wiele zalet. Stosując taką metodę archiwizacji oszczędzamy miejsce, czas i dbamy o kwestie ekologiczne. Jednak wiele osób nie wie w jaki sposób to zrobić. Z pomocą przychodzą takie strony internetowe, jak archiwizacjadokumentow.pl.
Jakie dokumenty elektroniczne można archiwizować?
Według obowiązującego prawa, faktury VAT wystawione w formie papierowej, kategorycznie nie mogą być przeniesione do elektronicznej archiwizacji. Jednak inne dokumenty mogą być przechowywane jako dokumenty elektroniczne po sporządzeniu odpowiedniego sprawozdania. Zostają wtedy przeniesione na nośniki danych, które pozwalają zachować nasze pliki w trwałej postaci. Wśród dokumentów wymienionych jako te, które mogą przybrać postać dokumentów elektronicznych, podane zostały między innymi: wyciągi bankowe, polecenia księgowania, deklaracje podatkowe, dokumenty kasowe, faktury wewnętrzne, faktury sprzedaży i faktury zakupu.
Archiwizacja dokumentów elektronicznych – jak to zrobić?
Archiwizując swoje dokumenty musisz pamiętać, że powinno być to zrobione w taki sposób, aby w razie kontroli ze strony organów skarbowych był do nich swobodny dostęp. Wszystkie twoje dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym i prawidłowo zabezpieczone przed awariami, kradzieżą lub zniszczeniem. Ułatwieniem i dobrym sposobem na przechowywanie dokumentów jest podzielenie ich na okresy rozliczeniowe, co ułatwi wyszukiwanie. Faktury elektroniczne, tak samo jak faktury przechowywane w formie papierowej, muszą być przez nas zatrzymane, aż do momentu upłynięcia terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego, który wynosi pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął moment płatności podatku. O swoje dokumenty możesz zadbać sam i przechowywać je na swoim komputerze. Jednak istnieje też wygodniejsze i bezpieczniejsze rozwiązanie, jakie oferują obecnie strony internetowe, takie jak np. archiwizacjadokumentow.com.pl.
