Jak niszczyć dokumenty? Trzy najważniejsze wskazówki

W życiu każdej firmy przychodzi moment, kiedy należy rozprawić się z zalegająca dokumentacją. Przedsiębiorca ma stosunkowo dużą wolność dotyczącą wyboru rodzaju niszczenia dokumentów. Nadal jednak winien kierować się dużą ostrożnością i przedsięwziąć procedury, które uniemożliwią przedostanie się chronionych danych osobowych w niepowołane ręce.

Trzy wskazówki, które warto wziąć sobie do serca podczas niszczenia dokumentów

  • Zadbaj o dobrą organizację pracy

Samodzielne niszczenie dokumentów w firmie wymaga stworzenia precyzyjnego planu. Powinien on uwzględniać przede wszystkim kwestie związane z bezpieczeństwem. Chociaż utylizacja akt wydaje się czynnością dość prozaiczną, podczas tego procesu bardzo łatwo o wydostanie się wrażliwych informacji poza krąg upoważnionych osób. Stanowisko pracy osoby niszczącej akta powinno być oddzielone od miejsca, w którym przyjmuje się klientów. W przeciwnym razie będzie bardzo łatwo o sytuację, w której ktoś poznaje imię, nazwisko i inne cenne informacje o kliencie, kontrahencie lub partnerze firmy,

Oprócz dobrego zabezpieczenia stanowiska, trzeba będzie również zaplanować, kto zajmie się niszczeniem dokumentów. Niestety taki proces może być czasochłonny. To oznacza, że trzeba będzie znaleźć osobę, która poświęcając na utylizację tyle czasu, nie zaniedba jednocześnie swoich regularnych obowiązków. Angażując w te działania zewnętrzną pomoc, nie musimy przejmować się kwestiami organizacyjnymi. Tacy usługodawcy są bowiem świetnie przygotowani do tego, żeby sprawnie przeprowadzić działania.

  • Zadbaj o bezpieczeństwo

Wcześniej wspomniane problemy wynikające z nieprawidłowego zaplanowania stanowiska pracy osoby niszczącej to nie koniec sytuacji, podczas których może dojść do wycieku danych. Największe ryzyko, że dane osobowe klientów trafią w niepowołane ręce, pojawia się wtedy, gdy niewłaściwe zutylizujemy odpadki po niszczeniu. Ścinki dokumentów w rękach osoby o złych intencjach mogą być niebezpieczne. Nie należy więc śmieci, co do których mamy podejrzenie, że nie są wystarczająco przetworzone, wyrzucać na śmietnik. Niestety historia zna sytuacje, gdy wielkie korporacje popełniły ten błąd i światło dzienne ujrzały dane osobowe, które winne być chronione.

Jeśli obawiamy się naruszeń bezpieczeństwa, możemy rozważyć profesjonalną pomoc. W takich firmach działa się według sztywnych procedur. Każda taka zasada została skotłowana w taki sposób, żeby maksymalnie zabezpieczyć dane klienta. W tym celu używa się specjalnych, nowoczesnych instalacji do utylizowania. Co ważne odpadki przetwarza się do momentu, w którym w żaden sposób nie będzie się dało odczytać z nich informacji.

  • Nie zwlekaj z niszczeniem dokumentów

Ta rada jest istotna, chociaż nie dotyczy stricte samego procesu utylizacji. Wiąże się za to z odpowiedzialnością i ewentualnymi grzywnami, które czekają przedsiębiorcę, zbyt długo zwlekającego z procesem niszczenia. Każdy typ dokumentacji, pojawiającej się w firmie (akta pracownicze, podatkowe, księgowo-rachunkowe) mają inny termin przydatności i nie należy ich przetrzymywać po upłynięciu określonego prawnie okresu. Podobnie jest z danymi osobowymi klientów, które wykorzystujemy w różnych procesach. Gdy staną się one zbędne (bo np. umowa z klientem dobiegła końca), taką dokumentację należy zniszczyć.

Jak przestrzegać tych zasad?

Nie musimy działać samodzielnie – jednym z dostępnych wariantów jest podjęcie współpracy z firmą zajmującą się niszczeniem dokumentów. EkoAkta i inne podmioty tego typu, charakteryzują się dużym doświadczeniem zarówno w niszczeniu, jak i też przechowywaniu i archiwizacji dokumentów. Ciekawą opcją jest możliwość zlecenia utylizacji w siedzibie swojej firmy. Taki wariant może być też połączony z opcją obserwowania przebiegu utylizacji. Więcej na temat tej usługi można przeczytać w tym miejscu: https://www.ekoakta.pl/uslugi/21,mobilne-niszczenie-dokumentow-w-siedzibie-klienta/.

Jak niszczyć dokumenty? Trzy najważniejsze wskazówki
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here