Koszty związane z eksploatacją drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych są znacznie większe, niż mogłoby się to wydawać. Zgodnie z szacunkami firmy Euroimpex, duże przedsiębiorstwa i organizacje mogą oszczędzić na prowadzonej dokumentacji papierowej nawet milion złotych rocznie. Warto pamiętać jednak, że kontrola wydruków przynosi szereg korzyści nie tylko w zakresie finansowym – proces ten pomaga zabezpieczyć wrażliwe dane i zaplanować przyszłe wydruki.
Na czym polega kontrola wydruków?
Nadzorowanie wydruków wewnętrznych w przedsiębiorstwie składa się z wielu czynników, których ostatecznym zadaniem jest zabezpieczenie wewnętrznego obiegu i wydruku dokumentów. Działania te przeprowadza się poprzez monitoring i nadzorowanie praw dostępu do poszczególnych urządzeń. Warto podkreślić również, że poprawie ulega ergonomia korzystania z urządzeń do drukowania, które można znacznie łatwiej przystosować do potrzeb specjalistów.
Istnieją różne sposoby praktycznego uruchomienia mechanizmów kontroli wydruków. Jednym z najczęściej stosowanych metod instalacji tego typu rozwiązań jest wdrożenie części serwerowej i poszczególnych aplikacji klienckich, do których dostępu można udzielić za pośrednictwem dodatkowe czytnika kart. Każdy użytkownik systemu może korzystać z niego w oparciu o indywidualnie przyznane uprawnienia i przywileje.
Jak kontrola wydruków przebiega w praktyce? – 3 aspekty optymalizacji pracy
Analizując zalety, jakich dostarcza nam sprawnie zaprojektowana kontrola wydruków, należy skupić się przede wszystkim na praktycznych rozwiązaniach technicznych. Należą do nich m.in.:
1. Wydruk poufny
Stosowany zwłaszcza przy dokumentach zawierających dane wrażliwe. Funkcja ta umożliwia odbiór dokumentów wyłącznie osobiście i przy samym urządzeniu. Drukowanie rozpoczyna się dopiero po autoryzacji tożsamości za pomocą indywidualnego kodu pin bądź karty zbliżeniowej.
2. Druk podążający
Druk podążający (ang. follow-me printing) pozwala na swobodne planowanie wydruków w dowolnym momencie na każdym urządzeniu, które jest podpięte do wewnętrznej sieci. Właściwość ta jest szczególnie przydatna w przypadku dokumentów o dużej objętości, które mogłyby zaczopować drukarkę dla innych pracowników.
3. Usprawnienie codziennej pracy
Wszystkie urządzenia w przedsiębiorstwie zyskają identyczne panele LCD, dzięki którym specjaliści błyskawicznie odnajdą się w nowym systemie. Indywidualny charakter oprogramowania sprawia, że staje się ono znacznie bardziej dopasowane do nawet najbardziej nietypowych oczekiwań zatrudnionych pracowników.
Kontrola wydruków z Documaster EasyOffice
Szukasz oprogramowania, które zapewni Ci możliwość druku podążającego i poufnego, zapewniając przy tym najwyższe bezpieczeństwo drukowanych informacji? Postaw na Documaster EasyOffice i spraw, aby kontrola wydruków zamiast utrudnień stanowiła cenne narzędzie w pracy biurowej.
