Posiadanie kasy fiskalnej jest wymogiem prawnym. W szczególności dla podatników VAT, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży produktów oraz usług. Co ważne, istnieje prawny obowiązek prowadzenia regularnego przeglądu urządzeń tego typu, a co równie istotne, mówi się o nowelizacji ustawy, która ma nakładać kary na osoby spóźniające się z przeprowadzeniem tego procesu. Jak wygląda serwis i jaki jest jego koszt?
Podstawowy obowiązek prawny
Jak już wspomniano, regularne przeprowadzanie serwisu urządzeń fiskalnych jest jednym z podstawowych obowiązków każdego właściciela kasy fiskalnej. Serwisowanie kasy fiskalnej powinno mieć miejsce nie rzadziej niż raz na dwa lata. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby taki serwis przeprowadzić nieco częściej, np. raz w roku. Nie można zapomnieć o tym również w przypadku zakupu nowej kasy fiskalnej. Czas do pierwszego przeglądu jest liczony od pierwszej fiskalizacji. Jeżeli ktoś kupi używaną kasę i przy spełnieniu szeregu okoliczności na to pozwalających, to kasa musi być znowu ufiskalniona, a czas do przeglądu liczy się na nowo.
Mówiąc o książce serwisowej, należy mieć świadomość, że to właśnie w niej znajduje się informacja na temat punktu napraw. Jest on przypisany do danej kasy fiskalnej i przegląd musi być wykonywany właśnie w tym konkretnym serwisie. Tym samym nie ma możliwości wyboru dowolnego punktu. Jednak możemy zmienić docelowe miejsce serwisowania urządzenia, jeżeli kupując używany sprzęt, okaże się, że dotychczasowy serwis jest daleko. Wystarczy złożyć odpowiedni wniosek w wybranym przez nas nowym serwisie.
Aby tego dokonać, należy wypełnić odpowiedni wniosek ze strony producenta lub importera urządzenia. Można tego również dokonać bezpośrednio w punkcie serwisowym, który ma przejąć ten obowiązek. Jest to bezpłatne u producenta, jednak niektóre serwisy doliczają opłatę w wysokości 20-50 zł. Po złożeniu urządzenia w serwisie punkt napraw ma 5 dni na dokonanie przeglądu.
Jak wygląda serwis kasy fiskalnej?
Pracownicy placówki zajmującej się pracami tego typu przeprowadzą oględziny stanu faktycznego urządzenia. Bardzo istotnym punktem jest sprawdzenie, czy nie doszło do ingerencji osób trzecich, co mogłoby zapisywać fałszywe dane w kasie fiskalnej. Wytyczne co do przeprowadzenia serwisu znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Osoba przeprowadzająca cały proces musi przede wszystkim wykonać poniższe operacje:
- sprawdzenie stanu plomb oraz klasy, a także zgodności z zapisami w książce serwisowej i dokumentacją serwisu,
- sprawdzenie, czy obudowa jest w odpowiednim stanie,
- sprawdzenie jakości wydruku dokumentów, wydawanych przez kasę fiskalną,
- sprawdzenie funkcjonowania programu archiwizacji danych oraz pracy kasy. Tutaj duży nacisk jest kładziony na zgodność z zapisami kasy oraz dokumentami serwisowymi. Pod uwagę jest brana również poprawna funkcjonalność kasy fiskalnej.
- sprawdzenie poprawności działania wyświetlacza klienta,
- upewnienie się, że pamięć fiskalna działa poprawnie oraz sprawdzenie, jaki jest stan modułu fiskalnego,
- test zasilania awaryjnego,
- w przypadku występowania, odczyt kopii elektronicznej,
- sprawdzenie stanu numeru ewidencyjnego oraz klawiatury i mechanizmu drukującego. Warto zwrócić uwagę również na wyświetlacz obsługi.
Jak widać, ilość zabiegów do wykonania jest dość spora, co może tłumaczyć, jak długo trwa serwis kasy fiskalnej. Doświadczony pracownik jest w stanie wykonać wszystkie te operacje w kilka godzin.
Co w przypadku nieprzeprowadzenia przeglądu kasy?
Jakiekolwiek opóźnienie w serwisie kasy fiskalnej będzie karane grzywną w wysokości 300 złotych i zostanie nią obarczony każdy, kto nie dotrzyma terminu. Listę spóźnionych osób do urzędu skarbowego dostarczają serwisy wraz z końcem kwartału.
Koszt usługi przeglądu
Jednym z najważniejszych aspektów jest oczywiście koszt usługi. To, ile kosztuje serwis jest zmienne i zależy przede wszystkim od wielkości danej firmy. Ceny w miastach również są bardzo różnorodne. Warto jednak wiedzieć, że średni koszt to około 150 złotych. W skrajnych przypadkach cena może być większa, ale nie powinna przekraczać 300 złotych.
Podsumowując, przeprowadzanie przeglądu kasy fiskalnej jest obowiązkiem każdego podatnika VAT. Jest to określone w ustawie Ministerstwa Finansów, która jasno mówi, że proces ten powinien być przeprowadzany co najmniej raz na dwa lata. Z tego powodu, przedsiębiorcy powinni przestrzegać tego terminu, gdyż w przeciwnym razie może czekać ich kara. Zgodnie z rozporządzeniem może sięgać bardzo dużych kwot.
Warto wiedzieć, że rząd planował wdrożyć ustawę, której celem jest prostsza i szybsza windykacja osób spóźnionych z przeglądem kasy fiskalnej, co miałoby się skończyć karą w wysokości 300 złotych. Każdorazowy przegląd kasy fiskalnej wygląda mniej więcej tak samo, gdyż poszczególne kroki zostały również zawarte w rozporządzeniu. Co ważne, serwis może być wykonywany przez obiekt wskazany w książce serwisowej, jednak nie jest to wiążące na cały czas działania kasy. Istnieje bowiem możliwość zmiany ośrodka serwisowego po uprzednim wypełnieniu odpowiednich dokumentów. Nie jest to długotrwały proces i można załatwić go na miejscu w nowym obiekcie serwisowym.
