Organizacja biura rachunkowego – jak zrobić to mądrze?

Każde biuro rachunkowe funkcjonuje nieco inaczej, jednak w praktyce niezmiernie ważna jest odpowiednia organizacja biura rachunkowego. Nie chodzi jednak o zagospodarowanie przestrzeni w biurze, a o prawidłowe wyznaczenie i podział obowiązków konkretnych działów i pracowników. Jak mądrze zorganizować biuro księgowe?

Każdy dział oddzielnie?

W niemal każdym biurze rachunkowym funkcjonuje dział księgowości uproszczonej, pełnej oraz kadr i płac. Jest to właściwie najprostszy, lecz jednocześnie najczęściej spotykany podział. Organizacja biura rachunkowego powinna skupiać się przede wszystkim na tym, czy owe działy zostaną od siebie oddzielone, czy każdy pracownik będzie jednocześnie księgowym i kadrowym. W praktyce najlepiej sprawdza się model podziału obowiązków. Pracownicy mogą wtedy wyspecjalizować się w danej tematyce bez konieczności doskonalenia umiejętności w każdej dziedzinie księgowo-kadrowej.

Wyjątkiem są małe biura rachunkowe, w których zatrudnionych jest zaledwie kilku pracowników. Wtedy rzeczywiście mogą oni wykonywać wszelkie możliwe obowiązki księgowo-kadrowe, lecz jednocześnie obsługują oni mniej firm w tym samym czasie. W nowoczesnych biurach rachunkowych zatrudnieni są również księgowi, którzy obsługują jedynie firmy przez internet lub zajmują się rozliczaniem dotacji czy czynnościami administracyjnymi.

Jak pracować?

Organizacja biura rachunkowego powinna również skupiać się na efektywnym podziale prac. Mało które biuro zatrudnia wyłącznie doświadczone osoby z wieloletnim stażem pracy. Jest to bowiem bardzo kosztowna sprawa, a co więcej niektóre, proste czynności księgowe wykonywać mogą także osoby dopiero rozpoczynające swoją przygodę w tym zawodzie. W związku z tym zachodzi konieczność określenia zakresu obowiązków poszczególnych osób, a także przydzielenia im pomocników. Taki model współpracy w większości przypadków sprawdza się doskonale. Inne bowiem osoby opisują faktury oraz wstępnie je obrabiają, inne zaś księgują oraz przygotowują deklaracje podatkowe.

Bardzo ważną kwestią jest również określenie, kto wykonuje w biurze czynności sprawdzające. Chodzi o kontrolę poprawności deklaracji podatkowych, na przykład VAT, PI czy CIT. Księgowi twierdzą bowiem, że sprawdzanie „samemu po sobie” w ogóle nie może mieć racji bytu. Niemniej jednak kontrola jako taka rzeczywiście jest potrzebna, szczególnie w przypadku większych podmiotów gospodarczych. Dobrze zorganizować pracę na przykład z pomocą programu, dzięki któremu właściciel biura będzie zawsze na bieżąco z obowiązkami, jakie wykonują jego pracownicy.

Organizacja biura rachunkowego – jak zrobić to mądrze?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here