Prowadzenie każdej działalności gospodarczej niezależnie od jej skali związane jest z przechowywaniem dokumentów bezpośrednio związanych z działalnością. Pomimo tego, że coraz częściej stosuje się systemy informatyczne, które mają na celu zmniejszenie ilość danych w papierowej formie, znaczna część dokumentów będzie nieodłączną częścią działań firmy, dlatego przechowywanie dokumentów zgodnie z najnowszymi ustaleniami prawnymi – RODO, jest bardzo istotne.
Obowiązek przechowywania dokumentów
Przechowywanie dokumentów jest nie tylko istotne z perspektywy funkcjonowania firmy, ale również z obowiązku nałożonego na przedsiębiorców. Większość z nich musi być przygotowana w formie papierowej, a składowanie może wymagać ogromną ilość miejsca. Dokumenty, które należy wydrukować po zakończeniu każdego miesiąca (kwartału) to m.in:
- dowody wewnętrzne
- rejestr sprzedaży VAT
- naliczona za dany miesiąc amortyzacja
- dowody sprzedaży jak np. faktury pro forma, faktury końcowe, faktury wewnętrzne oraz noty księgowe itp.
- rejestr zakupy VAT
- przy zatrudnianiu pracowników listy płac, umowy, rachunki, itd. (dokumenty kadrowe)
- księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów.
Wymienione przez nas dokumenty muszą być przechowywane według dat w kolejności chronologicznej (zazwyczaj od najstarszej do najmłodszej) oraz mieć do siebie dołączone dokumenty potwierdzające określone dodatki. Zazwyczaj dodatkowych dokumentów jest na tyle dużo, że konieczne jest zakładanie dodatkowych teczek. Po przeminięciu danego okresu konieczne jest ponumerowanie dokumentów zgodnie z numeracją nadaną w KPiR – najlepiej zrobić to czerwonym kolorem w górnym rogu.
Przechowywanie dokumentów, a RODO
Przechowywanie dokumentów w odpowiedni sposób stało się jeszcze ważniejsze od momentu wprowadzenia RODO. Unijne rozporządzenie o ochronie danych zostało wprowadzone 25 maja 2018 roku. Głównym celem RODO jest zabezpieczenie przed atakami hackerskimi oraz spamem. Głównym wymogiem, który muszą spełnić firmy, jest przetwarzanie danych zgodnie z prawem. Oznacza to, że np. dane konkretnego klienta lub pracownika mogą zostać wykorzystane tylko w taki sposób, na jaki została wyrażona zgoda. Firmy mogą pozyskiwać dane tylko w jasno określonych celach oraz mają obowiązek nadzorowania, kto ma do nich dostęp.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów
Jak już wspomnieliśmy, przechowywanie dokumentów w prawidłowy sposób jest bardzo istotne. W zależności od rodzaju dokumentów mogą obowiązywać różne normy i zasady. Zacznijmy od dokumentów podatkowych. Jak podaje ustawa o rachunkowości, należy je przechowywać przez okres 5 lat, zaczynając od końca roku kalendarzowego, kiedy został opłacony podatek. Do dokumentów podatkowych zaliczamy m.in: wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty oraz kopie rachunków. Dokumenty kadrowe, czyli pracowników muszą być natomiast przechowywane przez okres co najmniej 50 lat od rozwiązania umowy.
Dokumenty zgłoszeniowe – ZUS ZPA i ZUS ZFA należy przechowywać do momentu zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej. Warto pamiętać, że ZUS może je skontrolować nawet kilkadziesiąt lat po powstaniu. Dokumenty rozliczeniowe są z kolei zbiorem danych, które potwierdzają wysokość składek i muszą być przechowywane przez 5 lat od momentu dostarczenia do ZUS. Jeżeli chodzi o dokumenty płatnicze, to powinny być zachowane do momentu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych lub przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dokumenty inwentaryzacyjne powinny być natomiast przechowywane przez 5 lat, a reklamacji do roku od zamknięcia sprawy i rozliczenia.
Przechowywanie dokumentów firmowych
Sposób przechowywania dokumentów firmowych zależy od ich rodzaju. Zazwyczaj przedsiębiorcy decydują się na przechowywanie ich w oddziale firmy, miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub w przypadku większych firm w siedzibie głównej. Część z dokumentów, dzięki rozwojowi nowoczesnych technologii, może być przechowywana w formie cyfrowej. Zaliczamy do nich m.in: księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne, kopie dokumentów kasowych, dowody księgowe oraz deklaracje podatkowe. Dokładny spis dokumentów, które mogą być zachowane w formie cyfrowej, zawiera ustawa o rachunkowości.
Nowoczesna technika pozwala na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, która daje łatwy, szybki i nieskomplikowany dostęp do nich. Nie ma konieczności marnowania czasu na poszukiwanie jednego dokumentu. W postaci elektronicznej należy również przechowywać wszystkie dokumenty firmowe, które powstały w tej formie. Nie wszystkie dokumenty mogą być jednak przechowywane na nośnikach elektronicznych. Niektóre z nich muszą pozostać tylko w formie papierowej. Są to np. dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości oraz znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki (np. zarząd).
Przechowywanie dokumentów z Rhenus Data
Dokumenty firmowe zajmują dużo miejsca i, co najgorsze, z każdym miesiącem i kwartałem jest ich tylko coraz więcej. Można jednak przekazać zadanie przechowywania ich profesjonalistom – rejestry Rhenus Data Office Polska to sposób na zwolnienie się z konieczności szukania miejsca na dokumenty i upewnienie się, że są dobrze chronione w rękach specjalistów.
